Усе пісьмовыя і электронныя звароты, якія паступілі ва ўстанову, прымае службовая асоба, адказная за вядзенне Справаводства па зваротах грамадзян і юрыдычных асоб.
Пісьмовыя і электронныя звароты, якія паступілі ва ўстанову, правяраюцца службовай асобай, адказнай за вядзенне Справаводства па зваротах, на адпаведнасць патрабаванням Закона Рэспублікі Беларусь ад 18 ліпеня 2011 года «Аб зваротах грамадзян і юрыдычных асоб», аналізуюцца па змесце і тэматыцы, а таксама на прадмет паўторнасці для ўнясення прапаноў аб накіраванні зваротаў у дзяржаўныя органы, арганізацыі для разгляду па сутнасці ў адпаведнасці з іх кампетэнцыяй з захаваннем прынцыпу першапачатковага разгляду звароту на месцах або аб пакіданні зваротаў без разгляду па сутнасці.
У ходзе прыёму пісьмовых зваротаў непасрэдна ад заяўнікаў службовымі асобамі ўстановы ў выпадку неабходнасці даюцца тлумачэнні па пытаннях, якія адносяцца да кампетэнцыі ўстановы.
Пры прыёме пісьмовых зваротаў, якія паступілі па пошце, службовай асобай, адказнай за вядзенне Справаводства па зваротах, праводзіцца праверка правільнасці іх дастаўкі, цэласнасці ўпакоўкі канвертаў і зверка па рэестрах заказной карэспандэнцыі.
Канверты ад паступілі пісьмовых зваротаў захоўваюцца ў тых выпадках, калі толькі па іх можна ўсталяваць адрас адпраўніка або калі дата на адбітку каляндарнага штэмпеля служыць пацвярджэннем даты іх адпраўкі і атрымання.
Паступілі ва ўстанову звароту рэгіструюцца службовай асобай, адказным за вядзенне Справаводства па зваротах.
Звароты, памылкова дастаўленыя ва ўстанову, не рэгіструюцца і накіроўваюцца па прызначэнні, а пры немагчымасці ўстанаўлення адрасата вяртаюцца адпраўніку з адзнакай «памылкова дастаўлена».
Пры паступленні ва ўстанову электронных зваротаў праз спецыяльную рубрыку сайта» Электронныя звароты " ствараюцца іх папяровыя копіі, якія рэгіструюцца ў парадку,
Все поступившие в учреждение письменные и электронные обращения принимает должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц.
Поступившие в учреждение письменные и электронные обращения проверяются должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям, на соответствие требованиям Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц», анализируются по содержанию и тематике, а также на предмет повторности для внесения предложений о направлении обращений в государственные органы, организации для рассмотрения по существу в соответствии с их компетенцией с соблюдением принципа первоначального рассмотрения обращения на местах либо об оставлении обращений без рассмотрения по существу.
В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей должностными лицами учреждения в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции учреждения.
При приеме письменных обращений, поступивших по почте, должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям, проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов и сверка по реестрам заказной корреспонденции.
Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.
Поступившие в учреждение обращения регистрируются должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям.
Обращения, ошибочно доставленные в учреждение, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой «Ошибочно доставлено».
При поступлении в учреждение электронных обращений через специальную рубрику сайта «Электронные обращения» создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
При поступлении в учреждение более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений, которые регистрируются под одним регистрационным индексом.
Устные обращения поступают в учреждение в ходе личных приемов граждан, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых директором учреждение и его заместителями.
Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям, директору учреждения, а в его отсутствие его заместителю.
Поручения руководства учреждения по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций.
Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает руководство учреждения.
Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не
позднее пяти рабочих дней возвращаются учреждением заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается руководством учреждения на основании заключений, подготовленных работниками учреждения в соответствии с их компетенцией.
В случае получения письменного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается руководством учреждения.
Учреждением возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.
Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается руководством учреждения.
Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.
Контрольный срок рассмотрения обращения - 15 дней.
Руководством учреждения может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию учреждения, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений.
Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, остаются в делопроизводстве учреждения.
Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на руководителя учреждения.
Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона.